Jakie dokumenty musi prowadzić pracodawca? Kadry i płace w praktyce

Spis treści

Wstęp: Obowiązki pracodawcy pod lupą

Dla wielu właścicieli firm – zwłaszcza w województwie śląskim i miastach takich jak Rybnik – prowadzenie dokumentacji kadrowej bywa uciążliwym obowiązkiem. W gąszczu przepisów prawa pracy, RODO i obowiązków wobec ZUS łatwo się pogubić.

Ten artykuł pomoże Ci zrozumieć, jakie dokumenty musisz prowadzić jako pracodawca, by uniknąć kar i uprościć kontrolę z inspekcji pracy. Treść przygotowana z myślą o mikro i małych przedsiębiorcach, którzy prowadzą własną działalność gospodarczą i zatrudniają pracowników. Dowiedz się więcej o obsłudze kadrowo-płacowej w Rybniku.

Obowiązki kadrowe

Obowiązkowa dokumentacja pracownicza

1. Akta osobowe pracownika

Od 2019 roku obowiązuje podział na trzy (obecnie cztery) części akt osobowych:

  • Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie

  • Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy

  • Część C – dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy

  • Część D – dokumenty związane z karami porządkowymi

Wszystkie części powinny być prowadzone zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 2018 r.

2. Umowy i aneksy

Pracodawca ma obowiązek przechowywać:

  • Umowy o pracę (z potwierdzeniem warunków zatrudnienia)

  • Aneksy do umów

  • Umowy cywilnoprawne (zlecenie, o dzieło)

  • Zakres obowiązków

Wskazówka eksperta: W praktyce kontrolerzy PIP zawsze proszą o aktualne zakresy obowiązków – nawet jeśli są nieobowiązkowe.

3. Ewidencja czasu pracy

To jeden z częstszych punktów kontroli. Pracodawca musi prowadzić:

  • harmonogramy czasu pracy,

  • ewidencję godzin pracy (również nadgodzin),

  • ewidencję urlopów, L4, zwolnień opiekuńczych,

  • wnioski pracownika (np. o odbiór nadgodzin).

Można ją prowadzić w formie elektronicznej, ale musi być dostępna na żądanie PIP.

zdjęcie wyróżniające

4. Dokumentacja płacowa i ZUS

Każda firma powinna:

  • Posiadać listy płac lub rachunki do umów cywilnoprawnych,

  • Przechowywać kopie deklaracji ZUS (np. DRA, RCA),

  • Posiadać potwierdzenia przelewów wynagrodzeń,

  • Udokumentować odprowadzanie składek i podatków (PIT, PPK, PFRON).

Więcej na temat dokumentów płacowych i ZUS.

5. Szkolenia BHP i badania lekarskie

Zatrudniając pracownika, musisz:

  • Zorganizować szkolenie BHP wstępne i okresowe,

  • Skierować pracownika na badania lekarskie (wstępne, okresowe, kontrolne),

  • Przechowywać potwierdzenia odbycia szkoleń i zaświadczenia lekarskie.

Poznaj naszą ofertę szkoleń BHP.

Podsumowanie

Prowadzenie dokumentacji kadrowej to nie tylko obowiązek, ale też sposób na ochronę firmy i budowanie profesjonalizmu. Warto zainwestować w systemy cyfrowe lub powierzyć te obowiązki zewnętrznej firmie kadrowej z Rybnika – np. Biuro Strzałka.

👉 Skontaktuj się z nami – sprawdź jak możemy pomóc w prowadzeniu dokumentacji.

FAQ – najczęściej zadawane pytania