Księgowość firmy transportowej – jak wygląda rozliczanie i na co uważać w 2025 roku?
Prowadzenie firmy transportowej to nie tylko planowanie tras i zarządzanie flotą. To także skomplikowana księgowość, która wymaga znajomości przepisów, rozliczeń międzynarodowych, zasad ewidencji kierowców oraz specyficznych kosztów, takich jak paliwo, leasing czy opłaty drogowe.
W 2025 roku przepisy dotyczące transportu, podatków oraz KSeF zmieniają się jeszcze szybciej, dlatego właściwa księgowość firmy transportowej staje się kluczowa dla bezpieczeństwa finansowego i podatkowego przedsiębiorstwa.
W tym artykule wyjaśniamy, jak wygląda księgowość firmy transportowej, jakie obowiązki ma biuro rachunkowe, jak rozliczać kierowców i koszty transportu oraz jak uniknąć błędów, które mogą słono kosztować.
Jeśli prowadzisz firmę transportową lub planujesz rozpocząć działalność w TSL, sprawdź:
👉 Księgowość dla małych firm i JDG – Biuro Strzałka
Dlaczego księgowość w firmie transportowej jest tak wymagająca?
Branża transportowa jest jedną z najbardziej regulowanych i dynamicznych dziedzin w Polsce. Na księgowość wpływa tu:
-
liczba zmiennych kosztów (paliwo, trasy, diety, serwis pojazdów),
-
międzynarodowy charakter usług,
-
rozliczenia z kierowcami (delegacje, diety, czas pracy),
-
zmiany przepisów (VAT UE, PIT, podatek u źródła, KSeF),
-
różnice kursowe w transporcie międzynarodowym,
-
leasingi i amortyzacja floty.
Z tego powodu obsługa firmy transportowej wymaga od księgowości znacznie więcej niż standardowa działalność handlowa czy usługowa.
Jakie obowiązki ma biuro rachunkowe obsługujące firmę transportową?
Profesjonalna księgowość firmy transportowej musi uwzględniać zarówno księgi podatkowe, jak i specyfikę branży TSL.
Rozliczanie paliwa, opłat drogowych i kosztów eksploatacji
Do kosztów firmy transportowej należą m.in.:
-
paliwo (również zagraniczne, często w wielu walutach),
-
AdBlue, oleje i materiały eksploatacyjne,
-
opłaty autostradowe i viaTOLL,
-
serwis i naprawy pojazdów,
-
leasing pojazdów ciężarowych,
-
zakup opon, części, przeglądy.
Każdy koszt trzeba zaksięgować zgodnie z ustawą o CIT/PIT oraz VAT.
Jakie obowiązki ma biuro rachunkowe obsługujące firmę transportową?
Profesjonalna księgowość firmy transportowej musi uwzględniać zarówno księgi podatkowe, jak i specyfikę branży TSL.
Rozliczanie paliwa, opłat drogowych i kosztów eksploatacji
Do kosztów firmy transportowej należą m.in.:
-
paliwo (również zagraniczne, często w wielu walutach),
-
AdBlue, oleje i materiały eksploatacyjne,
-
opłaty autostradowe i viaTOLL,
-
serwis i naprawy pojazdów,
-
leasing pojazdów ciężarowych,
-
zakup opon, części, przeglądy.
Każdy koszt trzeba zaksięgować zgodnie z ustawą o CIT/PIT oraz VAT.
Ewidencja czasu pracy kierowców
W firmach transportowych ważne jest:
-
rozliczanie czasu pracy kierowców,
-
uwzględnianie delegacji,
-
naliczanie diet,
-
rozliczanie zagranicznych podróży służbowych,
-
ewidencjonowanie przerw i odpoczynków.
Błędy mogą skutkować wysokimi karami z ITD.
Podatki i opłaty w transporcie – co warto wiedzieć?
VAT i transport międzynarodowy
W transporcie wyróżnia się:
-
transport krajowy,
-
transport wewnątrzwspólnotowy (UE),
-
transport poza UE.
Każdy typ rozlicza się inaczej. VAT może wynosić:
-
23%,
-
0% (w transporcie międzynarodowym),
-
VAT odwrotny (reverse charge).
Podatek dochodowy a amortyzacja floty
Firmy transportowe posiadają:
-
ciężarówki,
-
busy,
-
naczepy,
-
ciągniki siodłowe.
Środki trwałe te rozlicza się poprzez amortyzację.
Ważne zasady:
-
amortyzacja liniowa lub indywidualna,
-
koszty leasingu operacyjnego,
-
ograniczenia w rozliczaniu samochodów osobowych.
Jak księgować koszty firmy transportowej?
Do kosztów operacyjnych należą m.in.:
-
paliwo,
-
opłaty drogowe,
-
serwis floty,
-
ubezpieczenie,
-
wynagrodzenia kierowców,
-
zakup części,
-
szkolenia kierowców.
Zła klasyfikacja kosztów może prowadzić do kontroli i zaległości podatkowych.
Księgowość online dla firm transportowych – nowoczesne rozwiązanie
W 2025 roku firmy transportowe coraz częściej wybierają księgowość online. Dlaczego?
Stały dostęp do dokumentów 24/7
W Biurze Strzałka przedsiębiorcy mają możliwość:
-
przesyłania faktur online,
-
podglądu dokumentów 24/7,
-
zarządzania miesięcznymi kosztami.
Rozliczenia z dowolnego miejsca
Firma transportowa często działa poza biurem — księgowość online usprawnia komunikację w każdej trasie.
Integracja z KSeF
Transport międzynarodowy, setki faktur za paliwo, parkingi i opłaty drogowe → wszystko to będzie łatwiejsze dzięki KSeF.
A Biuro Strzałka pomaga:
-
przygotować się do KSeF,
-
nadać uprawnienia,
-
skonfigurować system,
-
zrozumieć nowe zasady.
Najczęstsze błędy w rozliczeniach firm transportowych
Brak prowadzenia dokładnej ewidencji tras
Utrudnia to rozliczenie kosztów paliwa i diet.
Niepoprawne rozliczanie kierowców zagranicznych
Błędy mogą skutkować wysokimi karami.
Zła forma opodatkowania
W transporcie wybór między:
-
skalą,
-
podatkiem liniowym,
-
ryczałtem
jest kluczowy — źle dobrana forma oznacza przepłacanie podatków.
Błędy w VAT w transporcie międzynarodowym
Najczęściej dotyczą reverse charge i usług transgranicznych.
Dlaczego warto powierzyć księgowość firmy transportowej Biuru Strzałka?
Biuro Strzałka to nowoczesne biuro rachunkowe, które:
✔ Posiada doświadczenie w obsłudze branży transportowej
Znamy specyfikę kosztów, tras, dokumentów i problemów kierowców.
✔ Oferuje księgowość online
Wygodne, szybkie i zawsze dostępne rozwiązania dla firm działających w trasie.
✔ Pomaga wdrożyć KSeF
Szczególnie przydatne dla firm transportowych operujących na wielu rynkach.
✔ Zapewnia indywidualne podejście
Twój opiekun księgowy zna Twoją firmę i specyfikę branży TSL.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Skontaktuj się z Biurem Strzałka
Zobacz księgowość dla małych firm i JDG
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Podsumowanie – jak uprościć księgowość firmy transportowej?
Księgowość firmy transportowej jest złożona i wymaga specjalistycznej wiedzy. W 2025 roku, przy zmianach podatkowych i KSeF, warto współpracować z biurem rachunkowym znającym branżę TSL.
Biuro Strzałka oferuje księgowość online, doradztwo podatkowe i kompleksową obsługę firm transportowych.
