Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku – jak bezpiecznie przenieść księgowość JDG?

Niezadowalający kontakt, powtarzające się błędy, brak informacji o podatkach lub ograniczony dostęp do dokumentów to sygnały, że przedsiębiorca może zacząć rozważać zmianę księgowej. Wiele osób odkłada tę decyzję do stycznia z obawy przed bałaganem w rozliczeniach. Nie zawsze jest to konieczne.

Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku jest możliwa. Najważniejsze jest ustalenie konkretnego dnia przejęcia obsługi, zebranie kompletnej dokumentacji oraz uporządkowanie pełnomocnictw i dostępów. Dobrze zaplanowany proces pozwala przenieść księgowość JDG bez przerwy w rozliczeniach i bez dublowania odpowiedzialności pomiędzy starym a nowym biurem.

W poradniku wyjaśniamy, jak zmienić biuro rachunkowe krok po kroku, jakie dokumenty należy odebrać i o czym pamiętać w ZUS, urzędzie skarbowym, CEIDG oraz KSeF.

Najważniejsze w skrócie: biuro rachunkowe można zmienić także w trakcie miesiąca lub roku. W praktyce najbezpieczniej zakończyć współpracę po zamknięciu uzgodnionego okresu rozliczeniowego. Przed przekazaniem obsługi trzeba wskazać, które biuro przygotuje ostatnie deklaracje, odebrać dokumentację i odwołać zbędne pełnomocnictwa.

Czy można zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku?

Tak. Przedsiębiorca nie musi czekać do końca roku podatkowego, aby rozpocząć współpracę z innym biurem. Termin zakończenia dotychczasowej obsługi zależy przede wszystkim od zapisów zawartej umowy, w szczególności okresu wypowiedzenia i zasad przekazania dokumentacji.

Zmiana przeprowadzona w trakcie roku wymaga jednak większej koordynacji niż rozpoczęcie współpracy od stycznia. Trzeba jednoznacznie ustalić:

• za jaki okres odpowiada dotychczasowe biuro,

• od którego dnia obsługę przejmuje nowe biuro,

• kto przygotuje deklaracje za miesiąc przejściowy,

• kto odpowiada za rozliczenia roczne,

• w jakim terminie zostaną przekazane dokumenty i dane księgowe,

• jakie pełnomocnictwa i dostępy należy odwołać albo nadać.

Sama zmiana biura nie zatrzymuje terminów podatkowych, obowiązków wobec ZUS ani obsługi faktur w KSeF. Dlatego nie należy kończyć współpracy bez wcześniejszego ustalenia planu przejęcia księgowości.

Kiedy najlepiej zmienić księgową?

Nie istnieje jeden termin odpowiedni dla każdej firmy. Z organizacyjnego punktu widzenia najłatwiej przeprowadzić zmianę po zamknięciu miesiąca, kwartału albo roku. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca powinien przez kilka miesięcy pozostawać przy obsłudze, która nie zapewnia mu bezpieczeństwa lub właściwego kontaktu.

Zmiana od początku miesiąca

To najczęściej wybierane rozwiązanie. Dotychczasowe biuro zamyka poprzedni miesiąc, przygotowuje deklaracje i przekazuje dokumentację, natomiast nowe biuro rozpoczyna księgowanie dokumentów z kolejnego okresu.

Taki podział ogranicza ryzyko, że faktury z tego samego miesiąca zostaną częściowo rozliczone w dwóch różnych systemach.

Zmiana w trakcie miesiąca

Jest możliwa, ale wymaga szczegółowego protokołu. Trzeba ustalić, które dokumenty zostały już zaksięgowane, które faktury pobrano z KSeF oraz kto przygotuje deklaracje za cały miesiąc.

W takiej sytuacji nowe biuro powinno otrzymać nie tylko dokumenty źródłowe, lecz także aktualne zestawienia i informacje o wykonanych już czynnościach.

Zmiana na przełomie roku

Koniec roku pozwala rozpocząć nowy okres rozliczeniowy w jednym biurze, ale nie zawsze oznacza prostsze przejęcie. Nadal trzeba ustalić, kto sporządzi deklarację roczną, spis z natury, zamknięcie ewidencji oraz pozostałe dokumenty dotyczące poprzedniego roku.

Najlepszy termin zmiany to więc ten, który można poprawnie zaplanować, a nie zawsze pierwszy dzień stycznia.

Zmiana biura rachunkowego krok po kroku

Krok 1. Sprawdź umowę z dotychczasowym biurem

Przed złożeniem wypowiedzenia należy sprawdzić:

• długość okresu wypowiedzenia,

• wymaganą formę wypowiedzenia,

• termin zwrotu dokumentów,

• zasady przekazywania danych z programu księgowego,

• sposób rozliczenia dodatkowych prac,

• zakres odpowiedzialności za miesiąc przejściowy,

• obowiązki po zakończeniu współpracy.

Nie należy zakładać, że samo poinformowanie księgowej telefonicznie wystarczy do skutecznego rozwiązania umowy. Wypowiedzenie najlepiej przekazać w sposób pozwalający potwierdzić jego treść i datę doręczenia.

Krok 2. Ustal dzień przejęcia księgowości

Wraz z nowym biurem określ konkretną datę rozpoczęcia obsługi. Następnie ustal, które biuro:

• zaksięguje dokumenty za miesiąc przejściowy,

• obliczy podatek i składki,

• przygotuje JPK oraz pozostałe deklaracje,

• wyśle dokumenty elektroniczne,

• odpowie na ewentualne wezwania dotyczące wcześniejszych okresów,

• sporządzi rozliczenie roczne.

Ustalenia warto zapisać. Dzięki temu każde biuro zna swój zakres zadań, a przedsiębiorca nie zakłada błędnie, że konkretna czynność zostanie wykonana automatycznie.

Krok 3. Przekaż nowemu biuru podstawowe informacje

Jeszcze przed przejęciem dokumentów nowe biuro powinno poznać sytuację firmy. Potrzebne mogą być informacje dotyczące:

• formy opodatkowania,

• statusu podatnika VAT,

• liczby dokumentów,

• zatrudnionych osób,

• posiadanych środków trwałych,

• leasingów i kredytów,

• transakcji zagranicznych,

• ulg podatkowych i ZUS,

• rozliczeń z KSeF,

• trwających kontroli lub postępowań,

• złożonych korekt,

• zaległości i rozłożonych na raty zobowiązań.

Im wcześniej wykryte zostaną braki lub niejasności, tym mniejsze ryzyko, że pojawią się one tuż przed terminem złożenia deklaracji.

Krok 4. Złóż wypowiedzenie dotychczasowemu biuru

W wypowiedzeniu warto podać:

• planowaną datę zakończenia obsługi,

• okres, który ma zostać ostatecznie rozliczony,

• oczekiwany termin przekazania dokumentacji,

• osobę lub biuro upoważnione do jej odbioru,

• oczekiwany format danych elektronicznych,

• prośbę o przygotowanie protokołu przekazania.

Wypowiedzenie nie musi zawierać szczegółowego uzasadnienia decyzji, chyba że wynika to z umowy albo przedsiębiorca chce formalnie opisać stwierdzone nieprawidłowości.

Krok 5. Odbierz kompletną dokumentację księgową

Przekazanie kilku segregatorów lub paczki plików PDF nie zawsze oznacza, że dokumentacja jest kompletna. Nowe biuro potrzebuje danych pozwalających kontynuować ewidencje i zweryfikować wcześniejsze rozliczenia.

Zakres dokumentów zależy od rodzaju działalności, ale w przypadku JDG najczęściej obejmuje:

• podatkową księgę przychodów i rozchodów albo ewidencję przychodów,

• rejestry sprzedaży i zakupów VAT,

• wysłane pliki JPK oraz urzędowe poświadczenia odbioru,

• deklaracje podatkowe i ich korekty,

• zeznania roczne,

• dokumenty dotyczące rozliczeń ZUS,

• ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych,

• ewidencję wyposażenia, jeśli była prowadzona,

• spisy z natury,

• dokumentację samochodów, leasingów i amortyzacji,

• zestawienie nierozliczonych należności i zobowiązań,

• informacje o zaliczkach oraz płatnościach podatkowych,

• dokumentację pracowniczą i płacową, jeśli firma zatrudnia pracowników,

• korespondencję z urzędami dotyczącą otwartych spraw,

• zestawienie złożonych wniosków, ulg i pełnomocnictw.

Warto poprosić również o dane w formacie możliwym do zaimportowania do nowego systemu. Same wydruki lub pliki PDF mogą nie wystarczyć do sprawnego kontynuowania ewidencji.

Krok 6. Podpisz protokół przekazania

Protokół powinien wskazywać, jakie dokumenty i dane zostały przekazane, za jakie okresy oraz w jakim formacie. Dobrze, aby zawierał także informację o brakach, dokumentach przekazanych później i nierozstrzygniętych sprawach.

Protokół chroni wszystkie strony. Przedsiębiorca wie, co otrzymał, dotychczasowe biuro ma potwierdzenie wykonania obowiązku, a nowe biuro może szybko sprawdzić, czego jeszcze potrzebuje.